Gestión del conocimiento

Carlos Oettel

Gerente comercial de TOTVS Norte América Latina.

No es una novedad que la información aporta mucho valor a las empresas. Sin embargo, la transformación digital y la rápida evolución tecnológica la han convertido en un verdadero activo empresarial, independientemente de la industria de que se trate. Así, un concepto que ganó mucha importancia y espacio en el mercado fue la gestión del conocimiento.

La implementación de la gestión del conocimiento se considera esencial si una organización quiere lograr transformar las ideas en valores para sus productos y servicios. Sin embargo, el tema suele traer consigo una serie de dudas. Después de todo, ¿qué es la gestión del conocimiento?, ¿cuáles son sus fundamentos?, ¿de qué manera se puede aplicar?

Gestión del conocimiento en la era de la información digital

El concepto se refiere grosso modo a los procesos de identificación del conocimiento necesario para el desarrollo de una organización, así como a evaluar si están disponibles. Sin embargo, en la práctica es el resultado de un diálogo transversal entre diferentes áreas como la gestión estratégica, los sistemas de información, la teoría de la organización y la gestión de tecnologías de la información (TI). Las ciencias tradicionales, como la economía, la sociología y la psicología, también son fuentes muy útiles para relacionar la teoría y la aplicación de la gestión del conocimiento.

Es importante tener en cuenta que este conjunto de procesos surge de una demanda específica. En consecuencia, si se implementa con éxito, promueve una serie de beneficios para la empresa. Para empezar, hay un aumento significativo en la productividad; esto sucede porque la gestión del conocimiento ayuda, por ejemplo, a estandarizar los procesos y disminuir la brecha de rendimiento en los equipos. En este sentido, todavía hay una aceleración de la curva de aprendizaje: se fomenta el intercambio de conocimientos. Con esto, los profesionales participan en la regulación colectiva del desempeño del equipo.

En resumen, esta es una forma de transformar la información en conocimiento, algo que trae consigo un potencial disruptivo gigantesco, especialmente en la era de la digitalización de negocios.

Datos, información y conocimiento

Una aclaración importante que se debe hacer antes de entrar en detalles sobre la naturaleza del concepto es la diferencia entre datos, información y conocimiento. Estos factores desempeñan papeles importantes, especialmente en un mercado que valora la innovación y el uso inteligente de estos recursos. Así que vamos a las definiciones.

Los datos son registros recopilados y almacenados para representar algo, pero sin ningún tipo de análisis. El concepto de información, a su vez, se refiere a una estructura u organización de esos datos, que son su materia prima. El conocimiento es ya el resultado del procesamiento de información por una persona. En este caso, existe una relación directa con la experiencia de este individuo, que puede modificar su comportamiento y generar hipótesis, por ejemplo.

Teniendo en cuenta esta relación, puede concluirse que una empresa debe categorizar sus recursos intelectuales para diferenciarlos, así como establecer formas de transformar los datos en información, y ésta, a su vez, en conocimiento.

Los pilares de la gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento aplicada al entorno de trabajo de una organización debe tener en cuenta los pilares que sustentan esta estructura.

Gestión de personas

Gestionar de manera eficiente el conocimiento que tiene una empresa pasa obligatoriamente por una buena gestión de personas. Después de todo, éstas son responsables de adquirir, analizar, remodelar y poner en práctica este recurso esencial. Por lo tanto, la conocida gestión del capital intelectual comienza con la identificación del conocimiento que tienen los profesionales de la empresa.

Asimismo, será posible analizar cuáles son los conocimientos complementarios que pueden o deben adquirirse en beneficio de los individuos y la empresa. Otro proceso que se desarrolla a partir de esto es la contratación de empleados, ya que en ocasiones es una opción más productiva que concentrar estos recursos en pocas personas.

En este caso, el proceso también implica la gestión de competencias, que trata con factores como el comportamiento, las actitudes y las habilidades de cada empleado.

Tecnología de la información

La TI tiene un papel esencial en estos procesos, ya que es la empresa la que aplica y controla las herramientas tecnológicas que administran los recursos en general y el capital humano de la empresa. Si el sistema de gestión o sistemas de planificación de recursos empresariales integra estratégicamente información valiosa para los departamentos, la tecnología también es el mecanismo de intercambio y uso inteligente del conocimiento.

Esto significa, por ejemplo, contar con un ambiente virtual para mediar la comunicación entre profesionales. Es posible intercambiar ideas, promover discusiones, organizar materiales, etc. Estamos hablando del medio en el que se construye el mapa de conocimiento de la empresa.

Gestión de procesos

Todo trabajo gestionado y controlado debe corresponder a una estructura de proceso. El objetivo es dar a un equipo, a través de su gerente, la capacidad de planificar una actividad de acuerdo con los resultados esperados. Además, mapear los procesos en detalle implica asegurar la construcción de conocimiento entre los profesionales, ya que compartirán las mismas técnicas y estrategias para realizar el trabajo.

Vale la pena mencionar que estos pilares, por más que sean extremadamente productivos por sí solos, son más eficientes cuando se realizan juntos de manera ordenada. Para aclarar cómo es esto posible, se presentan en seguida consejos esenciales para poner en práctica estos conceptos.

Herramientas para la gestión del conocimiento

El mapeo de competencias mencionado anteriormente es el primer paso para aplicar la gestión del conocimiento. Después de todo, la gestión de cualquier recurso inicialmente requiere que el gerente sepa exactamente cuál es la naturaleza y los detalles de lo que trata. El departamento de recursos humanos puede ayudar mucho en este proceso, principalmente detallando atributos como las calificaciones y la conducta de cada profesional contratado.

El registro de aprendizaje, a su vez, detalla el desempeño y el desarrollo intelectual de cada empleado. Esta herramienta permite incluso analizar en qué se ha acertado o en que se ha fallado en las acciones para fomentar el intercambio de conocimientos. Si ciertas capacitaciones generan menos impactos positivos que reuniones más abiertas, por ejemplo, es importante evaluar más a fondo los motivos y repensar las actividades futuras.

Además de esto, se tiene la educación corporativa, cuyo objetivo es la difusión de conocimientos específicos de acuerdo con las principales demandas de la empresa. Su enfoque debe ser el aprendizaje guiado por los valores de la organización, así como un enfoque centrado en la práctica diaria y los resultados esperados.

Finalmente, es importante fomentar la inteligencia competitiva, que debe ser utilizada estratégicamente en los negocios. En general, se refiere a la capacidad de identificar, organizar y analizar el comportamiento del mercado (competidores, clientes, proveedores, etc.). El objetivo es generar información relevante y aumentar la inteligencia comercial de la empresa.

Al adoptar estos conceptos, es posible construir gradualmente un entorno de productividad intensa, así como estimular una cultura de innovación entre sus colaboradores. Discuta la gestión del conocimiento en su empresa y vea los beneficios que puede aportar a sus equipos. Si la información es un activo valioso para las empresas hoy en día, sin duda es el camino a seguir.

Fuente: Texto publicado en la Revista Mexicana de la Construcción, febrero de 2020, página de la 54 a la 57.